N.H.V De Voorn en uw persoonlijke gegevens

In 2018 is de AVG ingevoerd. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit is de Europese regelgeving die de persoonlijke gegevens van burgers beschermt. Ons bestuur neemt de AVG serieus. Hieronder leest u – in normale taal – wat de AVG voor onze vereniging De Voorn inhoudt. Als u vindt dat de vereniging wat verkeerd doet, leest u dan vooral ook even de laatste alinea van deze tekst (Kortom).

Ons ledenadministratie-systeem
N.H.V De Voorn houdt een ledenadministratie bij. Daarvoor maken wij gebruik van HSV Leden 2015. Dit is de online ledenadministratieservice van Sportvisserij Nederland en deze is ingericht volgens de richtlijnen van de AVG. Onze penningmeester heeft als enige een beheerdersaccount en hij is dan ook de enige die gegevens kan aanpassen. Daarnaast heeft onze secretaris een gebruikersaccount; hij kan alle gegevens inzien, maar kan niets aanpassen. Zowel de penningmeester als secretaris kunnen gegevens uit HSV Leden halen om te gebruiken. Denk daarbij aan e-mailadressen voor het toesturen van de aanvullende visdocumenten die je nodig hebt om in onze verenigingswateren te mogen vissen of bijvoorbeeld uitnodigingen voor de Algemene Ledenvergadering en/of evenementen. Iedere keer als we dat doen, halen we de benodigde gegevens uit het systeem, gebruiken die en verwijderen ze dan weer; gegevens zoals mailinglijsten worden dus niet bewaard. De mailing zelf wordt wél bewaard en onze secretaris kan achteraf terugkijken welke leden een specifieke e-mailing hebben ontvangen.

Bewaren van gegevens
Uiteraard bewaren we uw lidmaatschapsgegevens. Dat doen we, zoals gezegd in HSV Leden. We bewaren daarbij niet meer dan nodig is. We bewaren uw NAW gegevens, maar zullen u bijvoorbeeld niet vragen naar uw seksuele geaardheid of religieuze overtuiging; daar heeft onze hengelsportvereniging niets mee te maken. Uw geboortedatum is echter wel van belang en daarom wordt uw leeftijd wel bijgehouden. Soms bewaren we gegevens ook om bijzondere redenen. Bijvoorbeeld: het bestuur is op zoek naar vrijwilligers en u heeft deelgenomen aan de afsluitende dag; het kan dan best zijn dat het bestuur u benadert met de vraag om u als vrijwilliger in te zetten. Immers, deelnemers aan de afsluitende dag voelen zich vaak sterk betrokken bij onze vereniging.
Ook presentielijsten van Algemene en Bijzondere Ledenvergaderingen worden bewaard; die worden bij de notulen gesloten.

Bewaren op papier
Onze vereniging bewaart geen lidmaatschapsgegevens op papier. Notulen en presentielijsten worden zowel digitaal als op papier bewaard. Het papieren archief is in handen van de zittende secretaris.
 
Derde partijen
Wij zullen uw gegevens nooit zomaar aan derden beschikbaar stellen. Dat deden we vroeger al niet en dat doen we nu zeker niet meer. Dat betekent echter niet dat we nooit informatie met derden delen: wanneer u bijvoorbeeld deelneemt aan een evenement en we organiseren een barbecue, dan kan het nodig zijn dat we dieetwensen aan de cateraar moeten doorgeven. Door het inschrijfformulier in te vullen, geeft u automatisch toestemming dat we uw gegevens voor dit evenement gebruiken. Natuurlijk beperken we ons uiteraard tot de strikt noodzakelijke gegevens.
Indien zich de noodzaak voordoet om onze ledengegevens toch met derden te delen, dan zullen wij met de betreffende partij een zogenaamde verwerkersovereenkomst sluiten. Daarin staat hoe de verwerker met onze gegevens omgaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van adresgegevens aan een drukkerij om drukwerk rond te sturen. Dit heeft zich in de laatste jaren echter nooit voorgedaan.

Foto’s
In principe mogen alle foto’s die in de openbare ruimte gemaakt zijn, worden gepubliceerd. Dat geldt dus niet voor foto’s die niet in de openbare ruimte worden gemaakt, maar bijvoorbeeld in de beslotenheid van een café of restaurant. Onze vereniging gaat ervan uit dat deelnemers of bezoekers aan een door de vereniging georganiseerd evenement automatisch toestemming geven voor publicatie van foto’s. Als u wel bezwaar heeft tegen publicatie dan dient u dat, voor ieder evenement apart, schriftelijk bij onze secretaris aan te geven, dat kan eenvoudig met een e-mail naar secretariaat@nhvdevoorn.nl.

Bestuursleden en vrijwilligers
Als het nodig is voor het uitvoeren van hun functie, kunnen persoonlijke gegevens van leden worden gedeeld met specifieke bestuursleden of vrijwilligers. Zo kan het gebeuren dat ons bestuurslid dat zich bezig houdt met jeugdige sportvissers moet beschikken over persoonsgegevens van onze jeugdleden of dat vrijwilligers van de Evenementen Commissie beschikken over gegevens van leden die zich hebben opgegeven als deelnemer van een evenement.
Wanneer er nieuwe bestuursleden of vrijwilligers worden geïnstalleerd zullen de gegevens (en eventuele toegangsrechten) aan de nieuwe bestuursleden of vrijwilligers worden overgedragen. Aftredende bestuursleden en vrijwilligers beschikken daarna niet meer over (toegang tot) persoonsgegevens van onze leden.

Kortom
N.H.V De Voorn neemt de AVG serieus, maar laten we eerlijk zijn…onze vereniging valt of staat met de inzet van vrijwilligers. Dat zijn allemaal mensen die het beste met onze leden voor hebben en het zijn allemaal mensen die zich niet dagelijks met juridische zaken bezighouden. We zullen dus wel eens wat verkeerd doen. Als dat zo is, schakel dan niet gelijk een advocaat in, maar bel even met het bestuur…dan bekijken we samen hoe we zaken kunnen verbeteren.

Groet het Bestuur.